財(cái)稅資訊 >>

天津醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款管理制度

發(fā)布日期：2023-07-12 14:34:50 點(diǎn)擊數(shù)：59

一、應(yīng)收賬款控制的兩個(gè)重要指標(biāo)為:信用額度、信用期。其中信用額度依據(jù)客戶(hù)綜合情況滾動(dòng)制訂(參見(jiàn)信用額度滾動(dòng)制訂實(shí)行辦法),信用期統(tǒng)一規(guī)定:商業(yè)最高為三個(gè)月,直銷(xiāo)醫(yī)院最高為四個(gè)月。應(yīng)收賬款采用權(quán)責(zé)發(fā)生制核算。

二、分項(xiàng)管理制度:

1、客戶(hù)開(kāi)戶(hù)管理:

1-1、對(duì)于新增客戶(hù),由銷(xiāo)售代表填寫(xiě)“開(kāi)戶(hù)、授信申請(qǐng)表”并附上經(jīng)過(guò)年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照(醫(yī)院為醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、稅務(wù)登記證,經(jīng)各級(jí)業(yè)務(wù)經(jīng)理審核后交會(huì)計(jì)部,會(huì)計(jì)部就所提供的證照予以復(fù)審,合格后予以開(kāi)戶(hù),相關(guān)信息錄入檔案。

1-2、新增客戶(hù)原則上不授予信用額度,但業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)為該客戶(hù)資信條件良好,可以賒銷(xiāo)的,應(yīng)在申請(qǐng)表上填寫(xiě)信用額度,經(jīng)合格的法人或自然人擔(dān)保,銷(xiāo)售經(jīng)理、銷(xiāo)售副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)核決后方可授予信用額度。

2、客戶(hù)檔案管理:

2-1、所有客戶(hù)均應(yīng)提供客戶(hù)檔案,包括:客戶(hù)全稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)、公司地址、發(fā)貨地址、電話(huà)、傳真、開(kāi)戶(hù)行、稅號(hào)、賬號(hào)、法人。

2-2、客戶(hù)更名時(shí),須提供新舊公司同時(shí)蓋公章的更名通知、新名稱(chēng)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、稅務(wù)登記證、股東構(gòu)成,并出具由新公司承擔(dān)原公司債務(wù)的申明。

2-3、客戶(hù)更改其它檔案時(shí),必須提供書(shū)面通知。

2-4、客戶(hù)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照(或醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證)、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時(shí)間要求與客戶(hù)的年協(xié)議同步。

2-5、有關(guān)客戶(hù)的所有檔案信息、客戶(hù)函證、對(duì)賬調(diào)節(jié)表、其他檔案,全部由應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)及時(shí)錄入微機(jī),檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。

3、應(yīng)收賬款信用額度管理:

3-1、公司信用額度依據(jù)客戶(hù)發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計(jì)算公式,按季度滾動(dòng)核定,年度則對(duì)所有客戶(hù)予以全面修訂。

3-2、對(duì)追加信用額度的申請(qǐng),由銷(xiāo)售代表填寫(xiě)“開(kāi)戶(hù)、授信申請(qǐng)表”,并經(jīng)各級(jí)經(jīng)理、銷(xiāo)售副總核準(zhǔn)后交會(huì)計(jì)部,會(huì)計(jì)部將結(jié)合該客戶(hù)的歷史資料和核定額度予以對(duì)照,對(duì)超出核定信用額度的客戶(hù)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)。

3-3臨時(shí)超信用額度或信用期限的發(fā)貨,銷(xiāo)售代表寫(xiě)簽呈,經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈,銷(xiāo)售副總核準(zhǔn),財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后方可發(fā)貨。

4、銷(xiāo)售合同管理:

4-1、銷(xiāo)售合同由銷(xiāo)售代表整本領(lǐng)用,一次最多2本,交舊領(lǐng)新,領(lǐng)用者對(duì)合同的使用負(fù)全責(zé),繳銷(xiāo)合同必須整本交回,作廢合同需聯(lián)次齊全,遺失合同需上級(jí)商業(yè)經(jīng)理簽字確認(rèn)。交回的合同必須為原件(紅章)。

4-2、所有發(fā)貨合同必須有供銷(xiāo)雙方蓋章簽字,合同內(nèi)容必須填寫(xiě)齊全、清晰,不得涂改,銷(xiāo)售人員不得替代客戶(hù)簽字、蓋章,否則,合同一律退回。

4-3、銷(xiāo)售代表發(fā)生變動(dòng)時(shí),其已領(lǐng)用合同要辦理移交手續(xù)或退回,否則,給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失由其直接主管經(jīng)理負(fù)全責(zé),并對(duì)責(zé)任人予以處罰。

4-4、對(duì)發(fā)貨、開(kāi)票或有其他特殊要求的,由業(yè)務(wù)人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。

4-5、合同存根交至?xí)?jì)部后,與計(jì)算機(jī)中已發(fā)貨合同核對(duì),對(duì)合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷(xiāo)售代表負(fù)責(zé)。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。

5、銷(xiāo)售發(fā)票管理:

5-1、依據(jù)合同開(kāi)具發(fā)票,發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接交給相關(guān)業(yè)務(wù)單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷(xiāo)售代表提出書(shū)面申請(qǐng)并保證發(fā)票安全。

5-2、銷(xiāo)售代表將發(fā)票交與客戶(hù)時(shí)要簽收。

6、應(yīng)收賬款賬務(wù)管理:

6-1、涉及應(yīng)收賬款的發(fā)票、到款、沖賬費(fèi)用要求當(dāng)日入賬。發(fā)貨、到款日?qǐng)?bào)表、應(yīng)收賬款賬齡表等統(tǒng)計(jì)報(bào)表,每月二十號(hào)以前,每三天向相關(guān)人員發(fā)送一次(每月二十日后每天發(fā)送一次)。

6-2、每月三號(hào)之前,會(huì)計(jì)部將應(yīng)收賬款賬齡分析表、預(yù)警分析表送交業(yè)務(wù)經(jīng)理以供參考。并要求銷(xiāo)售代表每月對(duì)自己經(jīng)管的應(yīng)收賬款簽字確認(rèn),對(duì)異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入賬錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)反饋給應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)。

6-3、凡賬齡超過(guò)半年以上的欠款,由歸管銷(xiāo)售代表負(fù)擔(dān)其相應(yīng)利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級(jí)經(jīng)理、銷(xiāo)售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)

7、收貨回執(zhí)管理:

7-1、從異地庫(kù)發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶(hù)回執(zhí)。

7-2、從客戶(hù)處直接調(diào)貨給其他客戶(hù)的必須有調(diào)入客戶(hù)的收條。

7-3、從公司直接發(fā)貨并由公司汽運(yùn)送貨的由儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)負(fù)責(zé)收全回執(zhí),會(huì)計(jì)部簽收整理保管。

7-4、所有客戶(hù)回執(zhí)必須反映品種、數(shù)量并加蓋對(duì)方公章或業(yè)務(wù)章或倉(cāng)儲(chǔ)章,收貨人簽字并注明日期。

7-5、其他方式發(fā)貨給客戶(hù)的,以運(yùn)輸郵寄部門(mén)的運(yùn)單為回執(zhí),由儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)保管存檔。

8、應(yīng)收賬款函證管理:

8-1、為了明確公司債權(quán),會(huì)計(jì)部以每年6月末、12月末應(yīng)收賬款余額為基準(zhǔn),分兩次向客戶(hù)函證。函證要求在發(fā)函基準(zhǔn)日60天內(nèi)回函,函證要求客戶(hù)蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,如往來(lái)賬在業(yè)務(wù)部門(mén)核算的可由業(yè)務(wù)部門(mén)蓋章,但必須注明欠款構(gòu)成。函證在規(guī)定時(shí)間不能傳回會(huì)計(jì)部或印章不合格的將停止發(fā)貨(貨款在此期間已結(jié)清的除外)。

8-2、醫(yī)院的應(yīng)收賬款,一季度發(fā)函證一次,予以債權(quán)確認(rèn),若不能在次季度30日內(nèi)蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或院公章確認(rèn)的停止供貨。

8-3、會(huì)計(jì)部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總,上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān),并以此確定需對(duì)賬的客戶(hù)。

9、退貨管理:

9-1、客戶(hù)提出退貨時(shí),銷(xiāo)售代表必須提出書(shū)面退貨申請(qǐng),經(jīng)銷(xiāo)售經(jīng)理批準(zhǔn)后方可退貨。退貨賬務(wù)處理流程見(jiàn)附表。

9-2、客戶(hù)退貨一律由倉(cāng)儲(chǔ)總庫(kù)辦理驗(yàn)收入庫(kù),并按退貨管理流程轉(zhuǎn)移原始憑整。

9-3、公司發(fā)至客戶(hù),客戶(hù)未入庫(kù)便直接退回的產(chǎn)品,應(yīng)由儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)接收,聯(lián)系銷(xiāo)售代表后進(jìn)行相應(yīng)處理。

9-4、退貨入庫(kù)后,會(huì)計(jì)部依據(jù)退貨申請(qǐng)、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)賬憑證等處理賬務(wù),需要換貨的由營(yíng)銷(xiāo)綜合辦負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理,業(yè)務(wù)員在事先未經(jīng)任何領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。

9-5、客戶(hù)退貨,經(jīng)管銷(xiāo)售人員要索取當(dāng)?shù)囟悇?wù)局出具的退稅證明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內(nèi)不能取得退稅證明,稅款全部由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān),半年內(nèi)取回退稅證明,銷(xiāo)售人員簽呈,銷(xiāo)售經(jīng)理核準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部門(mén)將所扣稅額返還。

9-6、凡屬非質(zhì)量原因退貨的,按無(wú)稅退貨額的百分二十處罰,其中責(zé)任人負(fù)擔(dān)罰款的百分之八十,主管經(jīng)理、銷(xiāo)售經(jīng)理平均負(fù)擔(dān)罰款的百分之二十。

10、調(diào)貨管理:

因故需從客戶(hù)處調(diào)出公司產(chǎn)品的,必須事先寫(xiě)簽呈報(bào)主管經(jīng)理審批,在調(diào)出貨物的同時(shí),向客戶(hù)索取原票或返銷(xiāo)發(fā)票或經(jīng)財(cái)務(wù)蓋章確認(rèn)的無(wú)稅扣款證明,不能取得上述資料時(shí),調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負(fù)擔(dān)。調(diào)出貨物直接銷(xiāo)售給另一客戶(hù)時(shí),經(jīng)管業(yè)務(wù)員必須提供該客戶(hù)收貨回執(zhí)和合同及時(shí)開(kāi)票。未經(jīng)主管經(jīng)理審批而私自做主調(diào)貨,調(diào)貨人員負(fù)全責(zé),

11、應(yīng)收賬款對(duì)賬管理:

11-1、銷(xiāo)售人員對(duì)各自經(jīng)管客戶(hù)的應(yīng)收賬款負(fù)全責(zé)。負(fù)責(zé)與客戶(hù)日常對(duì)賬是經(jīng)管銷(xiāo)售人員的責(zé)任,對(duì)賬的流程和方法可參照“對(duì)賬流程及簡(jiǎn)要方法”。出現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)反饋會(huì)計(jì)部。

11-2、會(huì)計(jì)部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對(duì)方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷(xiāo)售代表的反饋等綜合情況確定需對(duì)賬的客戶(hù)。

11-3、銷(xiāo)售人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下,逐戶(hù)確認(rèn)應(yīng)收賬款,辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù),隨意接受應(yīng)收賬款,所發(fā)生的一切損失(包括協(xié)助對(duì)賬差旅費(fèi))由接管人員和主管經(jīng)理負(fù)責(zé)(各負(fù)擔(dān)50%)。

11-4、上級(jí)經(jīng)理對(duì)所管轄的銷(xiāo)售人員的賬目有質(zhì)疑,需會(huì)計(jì)部派人抽查對(duì)賬的,可書(shū)面申請(qǐng),會(huì)計(jì)部視情況安排對(duì)賬。

11-5、會(huì)計(jì)部前往客戶(hù)處對(duì)賬的,銷(xiāo)售人員必須陪同,對(duì)賬結(jié)果需填寫(xiě)“對(duì)賬調(diào)節(jié)表”,對(duì)賬雙方加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,如對(duì)方賬務(wù)全部在業(yè)務(wù)核算,可蓋業(yè)務(wù)章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷(xiāo)售人員、對(duì)賬會(huì)計(jì)簽字,事后要上級(jí)經(jīng)理、銷(xiāo)售經(jīng)理簽字確認(rèn)。

11-6、經(jīng)對(duì)賬需要經(jīng)管銷(xiāo)售人員提供調(diào)整憑證的,必須在30天內(nèi)交會(huì)計(jì)部,否則,先扣責(zé)任人款項(xiàng)進(jìn)行平賬,再根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對(duì)過(guò)賬的會(huì)計(jì)期間的賬務(wù)不再重復(fù)對(duì)賬。

12、銷(xiāo)售折扣管理:

12-1、依據(jù)與客戶(hù)的年度銷(xiāo)售協(xié)議,會(huì)計(jì)部將及時(shí)計(jì)算出銷(xiāo)售折扣,并在銷(xiāo)售發(fā)票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現(xiàn)金等須有客戶(hù)收條)。

12-2、每季度給客戶(hù)反饋應(yīng)享受銷(xiāo)售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關(guān)信息。

12-3、折扣的其他處理方法必須報(bào)銷(xiāo)售副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

13、到款及其他費(fèi)用:

13-1、銷(xiāo)售人員自客戶(hù)處取得匯票后,應(yīng)在十日之內(nèi)郵回公司會(huì)計(jì)部,否則由銷(xiāo)售人員負(fù)擔(dān)超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。

13-2、銷(xiāo)售人員應(yīng)及時(shí)掌握客戶(hù)破損及賬務(wù)處理情況,并向?qū)Ψ剿饕茡p證明,破損證明應(yīng)為對(duì)方倉(cāng)儲(chǔ)的退出單或紅字入庫(kù)單或拒付單,載明品種、數(shù)量、金額,并加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。破損核銷(xiāo)以一批發(fā)貨為單位,不允許累計(jì)計(jì)算。

13-3、一次性破損金額(售價(jià))達(dá)一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖賬處理。

14、清欠與訴訟

14-1、銷(xiāo)售代表對(duì)自己管轄之內(nèi)的客戶(hù)欠款,認(rèn)為以自己的能力已很難清回貨款的,可書(shū)面申請(qǐng)(附件10)并經(jīng)銷(xiāo)售經(jīng)理、銷(xiāo)售副總同意交給專(zhuān)職的清欠人員清欠。

14-2、專(zhuān)職清欠仍無(wú)結(jié)果的情況下,應(yīng)由清欠專(zhuān)員會(huì)同原銷(xiāo)售人員和上級(jí)經(jīng)理共同提出訴訟解決的請(qǐng)求(附件10),由銷(xiāo)售副總視具體情況決定是否訴訟解決。

14-3、經(jīng)清欠無(wú)結(jié)果,造成呆壞賬損失,由責(zé)任人負(fù)擔(dān)呆壞賬金額的百分之二十。

15、權(quán)限

以上業(yè)務(wù)處理的其他核決權(quán)限均參照每年公司的核決權(quán)限表。

16、本制度由公司會(huì)計(jì)部、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)解釋。

您目前查看的是天津醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)收賬款管理制度頁(yè)面，如果您有需要辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代理記賬、財(cái)稅服務(wù)等業(yè)務(wù)，請(qǐng)撥打咨詢(xún)熱線(xiàn)：133-233-69667

財(cái)稅知識(shí)